El presente Sistema interno de información (canal de denuncias), ha sido implantado en Asociación Española De Exportadores E Industriales De Aceitunas De Mesa (ASEMESA), con la finalidad de constituir un mecanismo eficaz destinado a detectar las posibles irregularidades que pudieran poner en riesgo la reputación e imagen de la organización, así como para fomentar una cultura empresarial ética, íntegra y transparente que gobierne la actuación de los profesionales de la organización, impulsando una cultura preventiva de actos ilícitos y comprometida con el cumplimiento de las leyes y normas.
Con las finalidades antedichas, a través del Sistema de información cualquier persona con la que tenga relación la entidad, podrá comunicar la existencia de prácticas irregulares y de corrupción, permitiendo impulsar las pertinentes investigaciones que posibiliten acabar con dichos reprochables comportamientos. Constituye un deber, la comunicación de las presuntas irregularidades de los que se tenga conocimiento, pues solo así será posible adoptar las medidas adecuadas que posibiliten alcanzar las finalidades perseguidas.
1. PRINCIPIOS INSPIRADORES DEL SISTEMA
Se exponen a continuación, los principios inspiradores del Sistema de información implantado en la organización:
- Principios de independencia y autonomía en la recepción y tratamiento de la información.
- Principio de accesibilidad.
- Principio de confidencialidad y de protección de datos personales.
- Principio de defensa del informante.
- Principio de presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Principio de publicidad del sistema en el seno de la organización.
2. USO RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los usuarios que hagan uso del Sistema de información implantado en la entidad deberán hacer un uso responsable del mismo, comprometiéndose a no realizar denuncias infundadas o de mala fe.
Si se acredita que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de la inadmisión. Asimismo, esta será inmediatamente suprimida, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el correspondiente procedimiento judicial.
3. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
i. Acceso al sistema
Le informamos de que el Canal establecido permite realizar las comunicaciones de forma escrita o verbal. Al hacer la comunicación, en caso de que se identifique, podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones. En caso de que realice la comunicación de forma anónima, se le asignará un código para que pueda realizar el correspondiente seguimiento a la denuncia.
Asimismo, a su solicitud, la efectuación de la denuncia también podrá realizarse de forma presencial, a través de reunión, de forma telefónica o mediante sistema de mensajería de voz, dentro del plazo de siete días desde que se efectúe la solicitud. En este último caso, la comunicación será grabada.
Tal como se ha expresado anteriormente, la información remitida por la persona informante podrá ser comunicada consignando sus datos a través del correspondiente formulario o de forma anónima. A estos efectos, la organización ha establecido mecanismos para preservar la identidad del informante anónimo. Sin perjuicio de lo anterior, en todo caso, la identidad de los interesados (anónimos o no) será en todo caso reservada, por lo que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros, con las excepciones establecidas en el apartado «4. Confidencialidad y cesión de datos personales» de la Política de Privacidad.
Independientemente de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, el sistema ofrece al informante la posibilidad de aportar todos los datos y documentos relacionados con los hechos denunciados, así como la oportunidad de comprobar, rectificar la transcripción del mensaje.
ii. Tramitación de la denuncia
La comunicación deberá efectuarse a través del Canal habilitado en el portal web, cumplimentando el modelo de formulario que encontrará al acceder al Sistema. Dicha comunicación deberá contener, al menos, la siguiente información:
- Datos del denunciante (en caso de no seleccionar la opción de denuncia anónima).
- Relación con la entidad.
- Relación de los hechos.
- Personas implicadas y posibles testigos.
- En su caso, documentación que pueda facilitar la investigación de la denuncia
- Canal de comunicación (en caso de realizar la comunicación de forma anónima podrá realizar el seguimiento de la denuncia insertando en el sistema el código asignado a la misma).
El canal se encuentra destinado a la comunicación de denuncias relativas a conductas irregulares o inapropiadas tales como: el acoso sexual o laboral, conductas discriminatorias, condiciones laborales, conflictos de interés, blanqueo de capitales, fraude, tratos de favor, incumplimientos legales o contractuales, etc. Por ello, serán objeto de desestimación aquellas denuncias que no supongan ningún ilícito penal o ético, aquellas que no se encuentren debidamente fundadas o fundamentadas, las realizadas de mala fe o que se encuentren en trámite o procedimiento judicial. De forma específica, se anuncia que el Canal no se encuentra destinado a los siguientes supuestos:
- Quejas o reclamaciones de clientes o proveedores. Estas situaciones deben ser tratadas a través de los canales habituales de atención al cliente o proveedor.
- Conflictos entre empleados. Las disputas entre empleados deben ser resueltas mediante los procedimientos internos de la empresa, como los mecanismos de mediación o arbitraje.
- Asuntos personales no relacionados con la empresa. Los asuntos personales del personal que no estén relacionados con la empresa no deben ser tratados a través del canal de denuncias.
- Situaciones que no impliquen incumplimiento de normativas, Códigos éticos o políticas. El canal de denuncias debe ser utilizado exclusivamente para reportar conductas contrarias a la ley o las políticas internas de la empresa.
iii. Gestión de la información
Presentada la información, el personal designado, procederá a su registro en el Sistema de Gestión de Información, siéndole asignado un código de identificación. El Sistema se encuentra contenido en una base de datos segura y de acceso restringido, en la que se registrará la fecha de recepción, el código de identificación, las actuaciones desarrolladas, las medidas adoptadas y la fecha de cierre.
Recibida la información, se le acusará de recibo en un plazo no superior a siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
A los efectos oportunos le informamos que, para la gestión del Canal, la organización ha designado a un tercero externo que ofrece garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
iv. Análisis, investigación y resolución
Recibida la comunicación, el personal designado para su gestión procederá al análisis de la información a efectos de valorar su procedencia, dando archivo a aquellas conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
En caso de ser admitida a trámite, se procederá a realizar las oportunas investigaciones a fin de esclarecer los hechos presentados. A estos efectos, el órgano gestor podrá solicitar información adicional a la persona informante, así como entrevistar a aquellas personas que se considere de relevancia, incluyendo a las personas afectadas.
Una vez concluida la fase de investigación, se realizará un informe de conclusiones remitiéndose el mismo, tanto al órgano de dirección como al informante.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Una vez realizado este trámite Asociación Española De Exportadores E Industriales De Aceitunas De Mesa (ASEMESA) determinará, en su caso, las sanciones o medidas disciplinarias adecuadas a cada supuesto. En caso de que el hecho comunicado pudiera ser constitutivo de delito, se elevará a las autoridades competentes.
4. PROTECCIÓN DEL INFORMANTE Y COMPROMISO DE NO REPRESALIA
La organización, garantiza la protección de las personas informantes de conformidad con lo establecido por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Asimismo, la entidad garantiza que los informantes que hagan uso del Canal no sufrirán ningún tipo de represalia como consecuencia del uso del Sistema de información. Igualmente, no se incurrirá en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que se ostenten motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación era necesaria para revelar una acción u omisión. Asimismo, no se enfrentarán a ningún tipo de procedimiento disciplinario, siempre y cuando el Canal sea utilizado de acuerdo a las exigencias de la buena fe.
Estas medidas no afectarán a las responsabilidades de carácter penal.
5. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
Le informamos que, de conformidad con lo establecido por el artículo 16 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, Usted, en todo caso, tiene derecho a informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones admisibles de comunicación por esta vía, ya sea directamente o previa comunicación a través del presente canal interno.
6. PUBLICIDAD
La Dirección de la Organización en coordinación, en su caso, con el personal designado, promoverá y velará por la debida difusión de esta Política y de la existencia del Sistema interno de información (Canal de denuncias).
7. PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los derechos reservados. En virtud de lo dispuesto en los artículos 8 y 32.1, párrafo segundo, de la Ley de Propiedad Intelectual, quedan expresamente prohibidas la reproducción, la distribución y la comunicación pública, incluida su modalidad de puesta a disposición, de la totalidad o parte de los contenidos de esta página web, con fines comerciales, en cualquier soporte y por cualquier medio técnico, sin la autorización del Titular o bien de sus licenciantes.
8. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIÓN
La presente política de uso puede verse modificada/actualizada en función de las exigencias legales establecidas o con la finalidad de adaptar dicha política a las instrucciones dictadas por la Agencia Española de Protección de Datos. Por esta razón, aconsejamos a los usuarios que visiten periódicamente nuestra Política de Uso.
Si tiene dudas acerca de esta política, puede contactar con la organización a través de los canales habilitados por la organización, o bien dirigir un escrito a la dirección postal o correo electrónico referenciados en el encabezamiento.